IT-STÖD FÖR MEDLEMSFÖRENINGAR
För våra medlemsföreningar finns här stödmaterial för bland annat uppdatering av hemsida och medlemsregister.
Förbundet finns till för att stödja föreningarna. Kontakta oss gärna om ni har frågor, se först ifall er fråga kan besvaras med hjälp av denna sida.
Utbildning i WordPress och Desky kommer att ordnas under hösten 2023. Se vår händelsekalender för mer information.
Genvägar:
WORDPRESS - HEMSIDAN
Föreningarnas hemsidor byggs på WordPress, med hjälp av ett temaprogram som heter Divi Builder.
Alla föreningar använder Divi Builder, men det betyder inte att alla hemsidor ser exakt likadana ut. En del föreningar har en enkel sida för allt material, några andra har flera sidor. Alla föreningar uppdaterar sina egna hemsidor på sina egna sätt, men det är av största vikt att hålla hemsidan uppdaterad på information om händelser och annat. För att stödja er med detta så finns här nedan instruktioner för några återkommande frågor.
Ifall det är någon instruktion som ni saknar, eller något som inte funkar så är ni välkomna att höra av er till oss.
Alla PDF-dokument med instruktioner får skrivas ut som stöd för din förening.
Bra att veta om att arbeta med WordPress
WordPress är ett bra verktyg som är lätt att hantera ifall man tar sig tiden och följer instruktioner. Det finns två vägar att uppdatera hemsidan, det vanligaste är att man som inloggad admin går till själva hemsidan, letar upp sidan ni vill redigera för att sedan trycka på "Visual Builder". Då går det snabbt och enkelt att redigera det mesta.
Den andra vägen är att man går till "Adminpanelen" som kan beskrivas som verktyget för att arbeta bakom kulisserna. Mycket kan ordnas med Visual Builder, men inte allting.
Alla föreningars hemsidor har ett antal knappar uppe till höger som till exempel "Förening", "Bli medlem", "Styrelse" och så vidare. Däremot är flera av hemsidorna byggda på en enda sida, där knapparna är såkallade "Jump links" som gör att datorn automatiskt "hoppar" ner till rätt del av hemsidan. Det betyder att när en förening som har en enda sida skall redigera information så behöver man bara arbeta med samma sida.
Sedan finns det föreningar som har flera sidor, vilket är nödvändigt ifall man har mycket information.
Material för att uppdatera WordPress (under uppbyggnad)
Här hittar ni material att ta del av när ni skall uppdatera er hemsida. PDF-filerna får skrivas ut så att ni får svart på vitt hur man gör. Videorna är undertextade.
Material som finns att tillgå är följande:
- Introduktion
- Ändra text (enkelt)
- Ändra text (avancerad)
- Kopiera text från Word
- Ladda upp PDF & länka i texten
- Ladda upp bild och byta bilder
- Lägg till evenemang i MEC
Materialet har skapats augusti 2023 och riktar sig mot den version av WordPress som var tillgänglig då. Vissa avvikelser kan förekomma i framtiden.
Introduktion till WordPress
Här finns en kort introduktion till WordPress.
Redigera text
Att redigera, lägga till eller ta bort text är det vanligaste man gör. Kanske en styrelsemedlem har bytt kontaktuppgifter eller ett evenemang har blivit inhiberat. Genom att ändra texten med hjälp av det visuella konstruktionsverktyget så kan vi lätt ändra det. Texten kan ändras på samma sätt på alla sidor. Ni kan även lägga till ny text med detta verktyg, till exempel viktig information om en kommande utflykt. Notera att det finns två sätt - enkelt & avancerat. Det kommer även ett tredje dokument med tillhörande video som berättar om hur man ändrar textstorleken.
Ändra bakgrundsbild
Flera har önskat få deras så kallade "header" utbytt. En header, även kallat omslagsbild, är den bild som är själva startbilden på ens hemsida, den kommer längst upp på sidan. Att byta ut bilden ibland kan liva upp ens hemsida och göra den mera trevlig. För att byta bild så följ instruktionerna nedan.
Ladda upp PDF-dokument
Många evenemang och andra texter kan innehålla ett programblad eller dylikt. För att lägga in ett dokument i PDF-format så följer ni instruktionerna nedan.
Kopiera text från Microsoft Word
Med hjälp av textredigeraren så kan man lägga in evenemang i textform, och det går enkelt att skapa ett Word-dokument med t.ex. höstens program, för att sedan kopiera och klistra in det i WordPress.
Uppdatera kalendern
Många föreningar använder sig av MEC - Modern Events Calendar för att hålla medlemmarna uppdaterade om aktuella händelser. För att lägga till evenemang så kan ni följa stegen nedanför.
Ifall ni märker att någonting är felaktigt, t.ex. att en länk inte fungerar eller att instruktionerna inte går att följa längre så kan man höra av sig till förbundet.
DESKY - MEDLEMSREGISTRET
Desky är medlemsregistret som används av föreningarna.
Desky är ett medlemsregister som skapats av Webbhuset som drivs av Ant Simons. Via Desky finns även andra molntjänster att få. Förbundet och föreningarna använder endast medlemsregistret.
För att få hjälp i hur man använder Desky så kan man använda sig av Deskys egen hjälpcenter som länkas nedan. Det finns även en spellista på Youtube där Ant går igenom olika funktioner på Desky. Videorna som hittas på Youtube har lagts upp av Svenska Pensionärsförbundet.
Kontaktuppgifter till Deskys support:
+358 10 3248 890
SOCIALA MEDIER
Sociala medier är ett verktyg som passar bra för att sprida information.
I dagens läge talas det mycket om "Some", som då är en förkortning på sociala medier. Mycket sker och hittas på sociala medierna idag då det är ett lätthanterligt verktyg. Några föreningar använder sig av Some, och ifall intresse finns så kan även just din förening skapa en egen sida!
För att ta ett steg närmare er nya sida så kan ni titta på Svenska pensionärsförbundets videor om Facebook och Instagram här nedan;
DISTANSMÖTE
Distansmöten är här för att stanna!
Vi använder idag oss av flera olika plattformar för att träffas. Det kan däremot vara överväldigande att urskilja alla olika program så här finns en kort genomgång av respektive program och dess funktioner.
Bra att tänka på vid distansmöten
- Mikrofon
Använd en mikrofon istället för datorns inbyggda motsvarighet. - Kamera
Använd kamera och var placerad på ett lagom avstånd som underlättar läppläsning. Se även till att vara i ett upplyst rum utan bakgrundsljud (t.ex. offentliga platser är inte att föredra.) - Mötesagenda
Dela ut en agenda för mötet i förväg som deltagarna kan följa, en agenda underlättar lyssnandet då man vet vad det är som man talar om i stunden. - Mötesmoderator
Utse en mötesmoderator som vid mötet ger taltur och ser till att mötet följer mötesprotokollet. - Stänga av mikrofon
Be deltagarna stänga av (mute) sin mikrofon när den inte används. Flera mötestjänster ger också arrangören en möjlighet att styra deltagarnas mikrofoner. - Skrivtolk
Anlita skrivtolkning på distans. Flera mötesplattformar erbjuder möjligheten till att låta en skrivtolk skriva undertexter i direktsändning till mötet. - Automatiska undertexter
Ifall skrivtolkning inte är möjligt så är automatisk texttolkning ett alternativ. Däremot är tekniken i utvecklingsstadiet så det kan förekomma felhörningar frekvent. - Reservera tid för "teknikstrul"
Det är till en fördel ifall man öppnar mötesrummet 15-30 minuter innan själva mötet kör igång så att alla deltagare får en möjlighet att ansluta till mötet och reda ut eventuella tekniska bekymmer. Även arrangören och skrivtolkningen kan stöta på tekniskt strul. - Presentera
En del möten innehåller presentationer (t.ex. PowerPoint) som underlättar mötets agenda. Däremot så är det till fördel ifall man är bekant med mötesplattformen så att man försöker ordna så att deltagarna ser både presentationen och den som presenterar.
Verktyg för distansmöte
Zoom
Förbundet använder sig ofta av Zoom då dess användarvänlighet är hög. Programmet har möjlighet till skrivtolkning på distans, så en tolk kan användas för att få direkta undertexter vid mötet.
Det går även att ansluta automatiska undertexter via Web Captioner.
Zoom erbjuder 40 minuters möten i deras gratisversion, ifall man vill ha mera tid så behövs en licens. Förbundet har en att låna ut till medlemsföreningarna.
Att delta i ett Zoom-möte kräver inget konto, man ansluter genom en direktlänk, mötet öppnas i webbläsaren. Det går att skapa ett konto samt ladda ner Zoom som program, men inget krav för en deltagare.
För att få stöd i hur man bland annat ansluter till ett möte i Zoom, delar skärm eller arrangerar möten så kan man klicka länken nedan som leder till en video gjord av Svenska Pensionärsförbundet. Det finns även korta instruktioner på lättläst.fi som länkas nedanför.
Microsoft Teams
En mötesplattform som drivs av Microsoft. Möjligheten finns att aktivera automatiska undertexter som genereras av Microsoft själv, det går även att ordna skrivtolkning från en utomstående part.
Teams gratisversion erbjuder videomöten upp till 60 minuter. Det är även möjligt att ansluta till ett Teams-möte utan att logga in på ett konto, då ansluts man till mötet via webbläsaren (Microsoft Edge eller Google Chrome).
På länken nedan hittar vi supportsidan för Microsoft Teams där det finns stöd och tips i hur man använder Teams.
Skype
En mötesplattform som också ägs av Microsoft. Även här finns möjligheten att aktivera automatiska undertexter som genereras av Microsoft själv, samt att det går att ordna skrivtolkning från en utomstående part.
Skype erbjuder videomöten för upp till 100 personer utan kostnad med en tidsgräns på 4 timmar enligt deras egna uppgifter.
Här nedan finns en länk till lättläst.fi som berättar om hur man använder Skype på telefonen.
Övriga mötesverktyg
Det finns en hel uppsjö av tjänster för att anordna videokonferenssamtal. Ovan nämnda är de mest vanliga som tillhandahåller undertexter via automatiska texttolkning eller genom distansskrivtolkning. Andra program är bland annat följande;
- FaceTime (endast Apple)
- Messenger (Facebook)
- Google Meet
SKRIVTOLKNING
Skrivtolkning
Att anlita en skrivtolk är nyttigt och leder till att flera kan hänga med på möten och föreläsningar. Visste du att man även kan anlita en skrivtolk för distansmöten?
Skrivtolken kan delta på distans genom att ansluta sitt program till den mötesplattform som används. Skrivtolkarna är duktiga på denna teknik och kan ofta svara på frågor gällande tekniken.
NÅGONTING DIN FÖRENING UNDRAR KRING IT & TEKNIK?
KONTAKTA OSS GÄRNA!
Kontaktuppgifter
kansli@horsel.fi
